Obsługa systemu i integracja KSeF

Poza samym obowiązkiem fakturowania kluczowe znaczenie ma sposób logowania, integracji systemów oraz zarządzania uprawnieniami. Poniżej znajdziesz uporządkowane informacje techniczne, które pomogą Ci wdrożyć KSeF w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Jak zalogować się do KSeF (Aplikacji Podatnika)?

Dostęp do systemu jest bezpłatny. Możesz zalogować się przy użyciu:

• Profilu Zaufanego,
• Podpisu elektronicznego (kwalifikowanego),
• Pieczęci elektronicznej – w przypadku spółek.

Wybór metody zależy od formy prawnej Twojej działalności oraz przyjętej organizacji pracy.

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Masz dwie główne możliwości:

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

• Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna w przeglądarce)
• Aplikacja mobilna

Rozwiązanie odpowiednie dla mniejszej liczby dokumentów lub prostych procesów.

Własny program księgowy

Po integracji z KSeF faktury wystawione w Twoim systemie księgowym są automatycznie przesyłane do platformy ministerialnej.

Większość komercyjnych programów posiada już gotową integrację — wymaga ona jednak odpowiedniej konfiguracji.

Na czym polega integracja programu z KSeF?

Integracja to techniczne połączenie Twojego systemu fakturowego z serwerami Ministerstwa Finansów.

W praktyce oznacza to, że:

• wystawiasz fakturę w swoim programie,
• klikasz „Wystaw i wyślij do KSeF”,
• system automatycznie przesyła dokument,
• KSeF nadaje fakturze numer identyfikacyjny.

Nie ma potrzeby każdorazowego logowania się do rządowej aplikacji.

Formy integracji programów komercyjnych z KSeF

Jeżeli nie chcesz ręcznie przepisywać faktur do aplikacji rządowej, musisz połączyć swój program z KSeF. Dostępne są dwie metody uwierzytelniania:

• Integracja za pomocą tokena – rozwiązanie tymczasowe (tylko do końca 2026 r.)
• Integracja za pomocą certyfikatów KSeF – rozwiązanie docelowe

Jak działają tokeny i certyfikaty?

Obie formy generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF, a następnie dodajesz je w swoim programie księgowym. Od tego momentu system może komunikować się z KSeF bez potrzeby ręcznego logowania.

Token

• Unikalny ciąg znaków generowany w KSeF (rodzaj stałego hasła).
• Zawiera określone uprawnienia do działania w imieniu danego podmiotu.
• Każdy, kto posiada token, może działać w ramach przypisanych do niego uprawnień.

Certyfikat

• Generowany w KSeF i przypisany do konkretnej osoby lub podmiotu.
• Wymaga wcześniejszego nadania uprawnień tej osobie/podmiotowi w systemie.

W przypadku JDG

Właściciel posiada uprawnienia właścicielskie. Wystarczy wygenerować certyfikat i dodać go w programie księgowym.

W przypadku biura rachunkowego

W systemie należy nadać uprawnienia konkretnej osobie fizycznej lub biuru rachunkowemu. Następnie biuro integruje program przy użyciu własnych certyfikatów.

Rodzaje certyfikatów KSeF

W systemie funkcjonują dwa typy certyfikatów:

Certyfikat typu 1‍

Służy do codziennego uwierzytelniania i standardowej pracy w systemie.

Certyfikat typu 2

Wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych offline.

Pozwala opatrzyć fakturę dwoma kodami QR umożliwiającymi weryfikację tożsamości wystawcy.

Ważne

Nawet jeśli w 2026 roku korzystasz z tokena, do trybów offline będziesz potrzebować certyfikatu typu 2.